Obowiązek prowadzenia ewidencji czasu pracy jest wymogiem nadanym przez kodeks pracy. Za ten niezwykle istotny element odpowiedzialny jest każdy pracodawca i jest to jeden z podstawowych jego obowiązków. Celem ewidencji czasu pracy jest m.in. ustalenie wysokości wynagrodzenia oraz innych świadczeń pracowniczych.
Ewidencja czasu pracy jest dokumentacją dotycząca czasu który pracownik przepracował w danej firmie. Rejestracja czasu pracy musi zawierać szczegóły dotyczące godzin pracy, urlopów, zwolnień lekarskich itp.
Zdarza się czasami, że lista obecności jest mylnie utożsamiana z ewidencja czasu pracy. Tymczasem są to dwie zupełnie inne dokumentacje.
Lista obecności w odróżnieniu od ewidencji czasu pracy służy jedynie do zanotowania godzin przyjścia i wyjścia z pracy pracownika. Pracownik każdorazowo podpisuje się przy zapisanych godzinach. Pracodawca nie ma jednak obowiązku jej prowadzenia. Jeśli jest to koniecznie, to można listę obecności z powodzeniem zastąpić elektronicznym czytnikiem kart.
Każdy pracownik musi mieć założoną i odrębnie prowadzoną kartę ewidencji czasu pracy. Według przepisów w ewidencji pracownika powinny się znaleźć:
Ewidencja czasu pracy może też zawierać rubrykę, w której odnotowuje się ewentualne spóźnienia pracownika do pracy.
Rejestracja czasu pracy może mieć formę miesięczną i roczną, z tym że przynajmniej raz w miesiącu należy je zaktualizować (przed wypłatą wynagrodzenia).
W karcie czasu pracy wykorzystuje się różne oznaczenia.
Sporym ułatwieniem dla pracodawcy jest elektroniczna ewidencja czasu pracy. Rejestracja czasu pracy Timaco pozwoli w łatwy i skuteczny sposób kontrolować czas pracy pracowników w przedsiębiorstwie. Dzięki niemu pracodawca będzie mógł lepiej zarządzać swoimi podwładnymi oraz koordynować ich zadania. Korzystanie z elektronicznej rejestracji czasu pracy jest bardzo wygodne i wspomaga prowadzenie i funkcjonowanie firmy oraz świadczy o sprawnym jej zarządzaniu.
Wypełnioną ewidencję czasu pracy pracodawca musi przechowywać przez okres zatrudnienia pracownika oraz przez okres 10 lat w którym wygasł stosunek pracy lub został rozwiązany.
