Ewidencja czasu pracy – wszystko, co musisz wiedzieć
Obowiązek prowadzenia ewidencji czasu pracy jest wymogiem nadanym przez kodeks pracy. Za ten niezwykle istotny element odpowiedzialny jest każdy pracodawca i jest to jeden z podstawowych jego obowiązków. Celem ewidencji czasu pracy jest m.in. ustalenie wysokości wynagrodzenia oraz innych świadczeń pracowniczych.
Co to jest ewidencja czasu pracy?
Ewidencja czasu pracy jest dokumentacją dotycząca czasu który pracownik przepracował w danej firmie. Rejestracja czasu pracy musi zawierać szczegóły dotyczące godzin pracy, urlopów, zwolnień lekarskich itp.
Ewidencja czasu pracy, a lista obecności
Zdarza się czasami, że lista obecności jest mylnie utożsamiana z ewidencja czasu pracy. Tymczasem są to dwie zupełnie inne dokumentacje.
Lista obecności w odróżnieniu od ewidencji czasu pracy służy jedynie do zanotowania godzin przyjścia i wyjścia z pracy pracownika. Pracownik każdorazowo podpisuje się przy zapisanych godzinach. Pracodawca nie ma jednak obowiązku jej prowadzenia. Jeśli jest to koniecznie, to można listę obecności z powodzeniem zastąpić elektronicznym czytnikiem kart.
Jak prowadzić i wypełniać kartę ewidencji czasu pracy?
Każdy pracownik musi mieć założoną i odrębnie prowadzoną kartę ewidencji czasu pracy. Według przepisów w ewidencji pracownika powinny się znaleźć:
- liczba przepracowanych godzin
- godzin rozpoczęcia i zakończenia pracy
- informacje o pracy w godzinach nocnych
- liczba godzin nadliczbowych
- informacje o dyżurach
- dni wolne od pracy (urlopy)
- rodzaj i wymiar usprawiedliwionych zwolnień od pracy
- wymiar nieusprawiedliwionych nieobecności w pracy
- czas pracy pracownika młodocianego przy pracach wzbronionych niezbędnych w przypadku przyuczenia zawodowego.
Ewidencja czasu pracy może też zawierać rubrykę, w której odnotowuje się ewentualne spóźnienia pracownika do pracy.
Rejestracja czasu pracy może mieć formę miesięczną i roczną, z tym że przynajmniej raz w miesiącu należy je zaktualizować (przed wypłatą wynagrodzenia).
W karcie czasu pracy wykorzystuje się różne oznaczenia.
Najczęściej stosowane oznaczenia to:
- CH – chorobowe
- CD – chorobowe w związku z opieką nad chorym dzieckiem
- OP – dzień wolny w związku z opieką nad zdrowym dzieckiem do lat 14
- BL – badania lekarskie
- SB – szkolenia BHP
- UW – urlop wypoczynkowy
- UŻ – urlop na żądanie
- UM – urlop macierzyński
- UOk – urlop okolicznościowy
- WŚ – dzień wolny za pracę w święto
Sporym ułatwieniem dla pracodawcy jest elektroniczna ewidencja czasu pracy. Rejestracja czasu pracy Timaco pozwoli w łatwy i skuteczny sposób kontrolować czas pracy pracowników w przedsiębiorstwie. Dzięki niemu pracodawca będzie mógł lepiej zarządzać swoimi podwładnymi oraz koordynować ich zadania. Korzystanie z elektronicznej rejestracji czasu pracy jest bardzo wygodne i wspomaga prowadzenie i funkcjonowanie firmy oraz świadczy o sprawnym jej zarządzaniu.
Wypełnioną ewidencję czasu pracy pracodawca musi przechowywać przez okres zatrudnienia pracownika oraz przez okres 10 lat w którym wygasł stosunek pracy lub został rozwiązany.
